Laboratorijos inventoriaus procesai

Dažnos užduotys ir kur jas rasti.

Administratoriai ir laboratorijos vadovai gali atverti Pagalba → Laboratorijos sąranka arba Nustatymai → Laboratorijos sąranka. Pasirinkite, ką jau turite: lentelę, sąskaitas faktūras ar važtaraščius, arba dar nieko. Jei turite DI prieigą ir komandos kredito, galite aprašyti savo laboratoriją ir gauti siūlomus saugojimo vietų ir projektų pavadinimus, kuriuos peržiūrėsite.

1. Laboratorijos pagrindai: administratorius patikrina pavadinimą, valiutą, laiko juostą ir audito žurnalą. Laboratorijos vadovai šiuos nustatymus mato, bet pakeisti negali.
2. Saugojimas: pridėkite vietas ir po vieną lygį vietų jose. Naudokite „Greitai pridėti“, įklijuokite sąrašą su įtraukomis arba prieš išsaugodami peržiūrėkite siūlomus pavadinimus.
3. Projektai: pridėkite tyrimus ar dotacijas arba pasirinkite vieną projektą bendroms laboratorijos priemonėms. Kiekvienam atsargų panaudojimui reikia projekto, net jei atsargos bendros.
4. Katalogas: importuokite lentelę, pridėkite prekes rankiniu būdu arba pridėkite naujas prekes peržiūrėdami pristatymus.
5. Pradinės atsargos: pridėkite atsargų rankiniu būdu arba su Ask Laima peržiūrėkite sąskaitas faktūras ir važtaraščius. Taip pat galite pradėti nuo kito pristatymo.
6. Komanda: administratorius įveda el. pašto adresus ir roles, tada pasirenka „Siųsti kvietimus ir tęsti“ arba „Kol kas tik aš“.

Prieš išeidami išsaugokite kiekvieną žingsnį. Žingsnius su mygtuku Kol kas praleisti galima užbaigti vėliau. Puslapyje „Paruošta“ matyti, kas atlikta ar ko trūksta, ir yra nuorodos į etiketes, savaitines apžvalgas ir įvadą. Tęskite skydelio mygtuku Tęsti sąranką arba vėl atverkite laboratorijos sąranką iš „Pagalba“ ar „Nustatymai“.

Pirmiausia suderinkite komandoje pavadinimus, valiutą ir prieigą.

1. Administratorius atveria „Nustatymai → Komandos nustatymai“. Komandos nustatymus ir kvietimus tvarko tik administratoriai.
2. Patvirtinkite komandos pavadinimą, valiutą ir laboratorijos laiko juostą. Valiutą vėliau galima pakeisti, bet esamos kainos tik pažymimos nauja valiuta, jų neperskaičiuojant. Pagal laiko juostą nustatoma, kas laikoma šiandiena atsargų naudojimui, galiojimui ir ataskaitoms.
3. Pakvieskite kolegas ir priskirkite jiems roles bei DI prieigą. Laboratorijos vadovas ar administratorius gali keisti išsaugotas kainas (atsargų įrašo kainą – tik tol, kol iš jo dar nieko nesunaudota) ir ribas, nustatyti, ar prekę galima užsakyti ar naudoti pasibaigus galiojimui, grąžinti priimtas atsargas į būseną „Laukiama“ ir anuliuoti bet kurio naudotojo panaudojimą.
4. Jei reikia audito istorijos, pažymėkite „Įjungti audito žurnalą“. Jį išjungus, ištrinami visi iki tol užregistruoti įrašai, o kol jis išjungtas, niekas neregistruojama.

Katalogo prekės suvienodina pavadinimus, pakuočių dydžius ir kainas.

1. Įrašykite aiškų prekės pavadinimą ir katalogo numerį.
2. Nustatykite „Numatytoji pakuotė“ (pvz., „Dėžutė“) ir „Numatytasis kiekis pakuotėje“ (kiek vienetų yra vienoje pakuotėje).
3. Pasirinkite pageidaujamą tiekėją ir, jei reikia, pridėkite nuorodą.
4. Nustatykite įspėjimo ribas ir kainas. Išsaugojus prekę, jos kainą, ribą, „Galima užsakyti“ ir „Galima naudoti pasibaigus galiojimui“ pakeisti gali tik laboratorijos vadovas ar administratorius.
5. Pridėkite žymių ir pastabų su tvarkymo ar laikymo patarimais.

Registruokite naujas atsargas aiškiai nurodydami savininką, laikymo vietą ir galiojimą.

1. Atverkite „Sandėlis → Inventorius → Pridėti atsargų“ ir pasirinkite katalogo prekę. Jei jos nėra, pirmiausia ją sukurkite.
2. Nustatykite „Pirkimo data“ ir pasirinkite „Priimta“, jei atsargos jau čia, arba „Laukiama“, jei užsakymas dar pakeliui. Jei žinote, užsakymui nurodykite „Numatoma atvykimo data“.
3. Priskirkite vietą. Skirtosioms atsargoms pasirinkite projektą arba palikite nepriskirtą, jei atsargos bendros.
4. Įveskite pakuočių skaičių, kiekį pakuotėje, pakuotę ir pakuotės kainą. Nežinomą kainą palikite tuščią; nulis reiškia, kad atsargos nemokamos.
5. Jei reikia, pridėkite galiojimo datas, žymes ir pastabas.
6. Išsaugokite. Priimtas atsargas galima paženklinti mygtuku „Spausdinti etiketes“; laukiamas atsargas pirmiausia reikia priimti.

Prisekite važtaraštį, etiketės nuotrauką ar lentelę prie Ask Laima ir parašykite: „Paruošk inventoriaus juodraščius iš šio pristatymo“. Pristatymo duomenis taip pat galite įvesti arba įklijuoti.

1. Atsakyme atverkite Peržiūrėti ir priimti. Kiekviena eilutė jau užpildyta tuo, ką Laima nuskaitė: preke, kiekiu, pakuote, pakuotės dydžiu, partijos numeriu ir galiojimu.
2. Vieną kartą visam pristatymui nustatykite tiekėją, „Priėmimo data“, vietą ir projektą. Naujai pridedamų atsargų priėmimo data tampa jų pirkimo data ir pagal ją priskiriamos išlaidos; esamas užsakymas išlaiko pradinę pirkimo datą. Eilutėje atverkite Daugiau, jei norite jai nurodyti atskirą vietą, kainą ar pastabą.
3. Prekė, tiekėjas ar pakuotė, kurių dar nėra jūsų kataloge, pažymimi kaip nauji ir pridedami priimant. Pasirinkite Rasti kataloge, jei prekė jau yra kitu pavadinimu.
4. Atsakykite į klausimą kiekvienoje paryškintoje eilutėje, pvz., dėl neaiškios galiojimo datos, nuo katalogo besiskiriančio pakuotės dydžio ar jau priimtos partijos. Eilutės be klausimų yra paruoštos.
5. Jei eilutė atitinka laukiamas atsargas, pasirinkite, kuris užsakymas ar užsakymai atvyko, arba nurodykite, kad tai papildomos atsargos. Įveskite tik pristatytą kiekį; tai, kas nepristatyta, lieka laukiama. Pasirinkus papildomas atsargas, atviri užsakymai nesikeičia.
6. Nuimkite žymėjimą nuo eilučių, kurių dar nenorite, ir pasirinkite Priimti. Vienu priėmimu išsaugoma ne daugiau kaip 100 eilučių; nepažymėtos eilutės lieka juodraštyje vėlesniam laikui.

Paruošus juodraštį, atsargos nepridedamos. Jūsų pakeitimai lieka šiame puslapyje, kol pasirenkate „Priimti“; jei jį uždarysite, nuoroda vėl atvers tai, ką Laima nuskaitė. Priėmę atsargas, paženklinkite jas įprastu etikečių spausdinimo būdu.

Paklauskite Ask Laima „Ką turėtume užsakyti?“, skydelyje pasirinkite Peržiūrėti mažų likučių pasiūlymus arba atverkite Sandėlis → Užsakymų užklausos → Mažų likučių pasiūlymai. Sąraše rodomos užsakomos prekės, kurių likutis siekia įspėjimo ribą arba yra mažesnis: po vieną eilutę kiekvieno projekto ar bendrų atsargų likučiui, sugrupuotos pagal tiekėją, su užsakytinu pakuočių skaičiumi.

1. Pažymėkite eilutes, kurias norite užsakyti, ir, jei reikia, pakeiskite pakuočių skaičių. Eilutė, kurią jau apima atviras užsakymas, iš pradžių nepažymėta.
2. Pasirinkite tiekėją kiekvienai eilutei, kuri jo neturi. Pridėkite pastabą, pvz., pristatymo adresą ar išlaidų centrą, kad ji būtų atspausdinta kiekviename dokumente.
3. Kiekvienam tiekėjui pasirinkite Išsaugoti užklausos juodraštį. Užklausas rasite skiltyje Išsaugotos užklausos. Jei eilutę jau apima išsaugota užklausa, prieš išsaugodami kitą ją peržiūrėkite.
4. Atverkite užklausą ir pasirinkite Siųsti tiekėjui. Patikrinkite adresą, žinutę ir parinktį Siųsti man kopiją, tada pasirinkite Siųsti ir pažymėti kaip išsiųstą. Laima el. paštu išsiunčia PDF ir lentelę; tiekėjo atsakymas ateina į jūsų pašto dėžutę. Jei norite išsiųsti patys ar per pirkimų skyrių, atsisiųskite PDF arba XLSX ir pasirinkite Pažymėti kaip išsiųstą.
5. Kai tiekėjas patvirtina užsakymą, užklausos puslapyje pasirinkite Įtraukti į laukiamas atsargas. Taip pat galite prisegti patvirtinimą prie Ask Laima, patikrinti jį puslapyje Pridėti užsakymo patvirtinimą ir ten pasirinkti Įtraukti į laukiamas atsargas.
6. Kai atvyksta pristatymas, priimkite jį kaip įprasta. Laukiamos prekės eilutėje bus paklausta, ar atvyko tas užsakymas. Tai, kas nepristatyta, lieka laukiama.

Užklausą redaguoti ar ištrinti, išsiųsti el. paštu, pažymėti kaip išsiųstą ar įtraukti į laukiamas atsargas gali tik jos kūrėjas, laboratorijos vadovas ar administratorius. Juodraščio kiekius ir pastabas galima redaguoti; išsiųstos užklausos išlaiko išsaugotus duomenis. Ištrynus užklausą, el. laiškas neatšaukiamas ir pagal ją jau pridėtos atsargos nepašalinamos.

Išsaugota ar išsiųsta užklausa dar nėra užsakymas ir atsargų nekeičia. Užsakymas laikomas laukiamu tik pasirinkus Įtraukti į laukiamas atsargas. Siūlomas pakuočių skaičius užpildo trūkumą iki vieno vieneto virš įspėjimo ribos, atėmus tai, kas jau laukiama.

Etiketės pagreitina skenavimą ir sumažina klaidų renkantis atsargas.

Turinio sąrašas ant durelių. Šalia vietos pasirinkite „Turinys“ ir atsisiųsite PDF su viskuo, kas laikoma joje ir jos pavaldžiose vietose: etiketės numeriu, preke, projektu, partija, likusiais vienetais ir artimiausiu galiojimu. Nebegaliojantys vienetai rodomi raudonai, o per 30 dienų baigsiantys galioti – oranžine spalva, todėl sąrašas parodo ir tai, ką reikia išmesti. Lape nurodyta, kada jis atspausdintas; po didesnių pakeitimų atspausdinkite jį iš naujo.

Nuskenuokite paženklintas atsargas arba pasirinkite jas rankiniu būdu, kad užregistruotumėte naudojimą ir projektų biudžetai būtų tikslūs.

1. Antraštėje atverkite Naudoti atsargas.
2. Paženklintoms atsargoms pasirinkite Skenuoti ir naudoti arba pasirinkite Naudoti rankiniu būdu ir katalogo prekę.
3. Pasirinkite projektą ir, kai paprašoma, vietą. Įveskite kiekį prekės baziniais vienetais.
4. Peržiūrėkite siūlomą paskirstymą. Laima pirmiausia parenka paties projekto atsargas, tada bendras atsargas, kiekvienu atveju pagal principą „pirmiausia baigiančios galioti“, ir gali padalyti kiekį tarp partijų. Archyvuotas projektas gali naudoti tik savo atsargas.
5. Kitas atsargas rinkitės tik prireikus. Vėliau baigiančioms galioti atsargoms reikia patvirtinimo ir priežasties. Nuskenuota etiketė visada naudoja tas atsargas, ant kurių ji priklijuota.
6. Pasirinkite „Naudoti“, kad užregistruotumėte naudojimą ir iš karto atnaujintumėte atsargas.

Išlaikykite tikslų inventorių, kai prekės perkeliamos ar keičiasi kiekiai.

1. Atverkite inventoriaus įrašą, kurį reikia atnaujinti.
2. Redaguokite vietą, žymes ar pastabas. Prekę, kiekius ir galiojimo datas galima keisti tik tol, kol iš atsargų dar nieko nesunaudota, todėl prie netinkamos katalogo prekės pridėtas atsargas galima perkelti prie tinkamos.
3. Išsaugokite pakeitimus, kad būtų atnaujintos ataskaitos ir, kol jis įjungtas, audito žurnalas.

Projektų rodiniuose matomos atsargos, suvartojimas ir artėjančios galiojimo pabaigos.

1. Peržiūrėkite projekto atsargas, kad laiku pastebėtumėte mažėjančius likučius.
2. Išlaidoms naudokite „Išlaidų struktūra“ ir „Tiekėjai“, o užregistruotam naudojimui – „Sunaudotos atsargos“. Mygtukai „Išlaidos“ ir „Ataskaitos“ atveria tuos puslapius, išfiltruotus pagal projektą.
3. Tikrinkite baigiančias galioti prekes, kad sumažintumėte nuostolius.
4. Prireikus pridėkite atsargų tiesiai į projektą.

Sužinokite, ar turite viską, ko reikia protokolui ar eksperimentui, dar prieš tą dieną, kai to prireiks.

Ask Laima pokalbyje prisekite arba įklijuokite medžiagų sąrašą ir paklauskite: „Ar turime viską šiam protokolui penktadienį?“ Prie kiekvienos prekės nurodykite kiekį ir vienetą. Naudokite atsargų pasirinkiklį šalia žinutės laukelio; jame rodomas dabartinis projektas, Bendros atsargos arba Visa laboratorija.

1. Laima išvardija, ko trūksta, kas paruošta ir iš kur tai paimti (su vieta, partija ir galiojimo data), taip pat viską, ko nepavyko susieti su jūsų katalogu.
2. Aktyvus projektas pirmiausia naudoja savo atsargas, tada bendras; archyvuotas projektas naudoja tik savo atsargas. Bendrų atsargų ir visos laboratorijos patikra naudoja tik bendras atsargas, todėl kito projekto atsargos niekada nežadamos.
3. Atsargos, kurių galiojimas baigiasi iki tos datos, neskaičiuojamos, nebent jų prekę galima naudoti pasibaigus galiojimui. Atsargos be galiojimo datos laikomos tinkamomis naudoti. Užsakymai rodomi atskirai ir trūkumo niekada nepadengia.
4. Kai ko nors trūksta, pasirinkite Užsakyti trūkstamas prekes. Užsakymų sąraše užpildomas pakuočių skaičius, atėmus tai, kas jau laukiama, ir pažymimos susietos prekės, turinčios tiekėją. Kitoms pasirinkite tiekėją ir patikrinkite pasirinkimą, prieš išsaugodami užklausą kiekvienam tiekėjui, tada išsiųskite ją el. paštu iš jos puslapio.

Patikra nieko neišsaugo, nerezervuoja, nesunaudoja ir neužsako. Norėdami vėliau patikrinti dar kartą, atverkite pokalbį iš „Ankstesni pokalbiai“ ir paklauskite iš naujo. Atsakymas apie projekto parengtį apima projekto nustatymus, pvz., trūkstamas atsargų ribas, o ne tai, ar eksperimento medžiagų yra sandėlyje.

Paprašykite „Parenk savaitinę laboratorijos apžvalgą“ ir gausite artėjančias galiojimo pabaigas, mažus likučius, neįprastą suvartojimą ir nenaudojamas atsargas su siūlomais tolesniais veiksmais ir nuorodomis. Pasirinkite visą laboratoriją, bendras atsargas arba projektą. Galite paprašyti kito laikotarpio, galiojimo intervalo ar ribos, pvz., „Parodyk atsargas, nenaudotas 90 dienų“.

Kaip gauti apžvalgą el. paštu:

1. Atverkite paskyros meniu (avatarą viršuje dešinėje) ir pasirinkite El. laiškai.
2. Pasirinkite, kurias atsargas įtraukti, savo laiko juostą, dieną ir vietinį siuntimo laiką.
3. Pažymėkite Siųsti man savaitinę apžvalgą ir pasirinkite Išsaugoti apžvalgos tvarkaraštį.

Laiškai siunčiami jūsų patvirtintu el. pašto adresu. Nustatymuose matyti kitas siuntimas. Norėdami laiškų nebegauti, nuimkite žymėjimą nuo Siųsti man savaitinę apžvalgą ir išsaugokite. Apžvalgos paprašius pokalbyje, el. laiškai neįjungiami. Suplanuoti apžvalgos el. laiškai nenaudoja DI ir komandos kredito. Jų skaičiai skaičiuojami pagal laboratorijos laiko juostą, o jūsų tvarkaraščio laiko juosta lemia siuntimo laiką. Apžvalgos nekuria užsakymų ir nekeičia atsargų.

Tame pačiame puslapyje „El. laiškai“ parinktis Siųsti man Laima naujienas atskirai valdo produkto naujienas. Pranešimus apie jūsų paskyrą, sąlygas ar sutrikimus gausite ir išjungę naujienas.

Pradėkite greičiau – importuokite daug prekių iš karto.

Norėdami pradėti nuo Ask Laima, skydelyje numeskite lentelę ar PDF ant Importuoti katalogą arba prisekite failą pokalbyje ir parašykite: „Importuok šio failo prekes į katalogą“. Atsakyme pasirinkite Peržiūrėti ir importuoti: importas atsidaro su jūsų failu ir pereina prie peržiūros. Tęskite nuo 2 žingsnio.

Iš PDF failo Ask Laima išrenka prekes ir iš karto atveria peržiūrą. Prieš pasirinkdami Importuoti, kiekvieną prekę ir jos išrinktas reikšmes palyginkite su nurodytu PDF puslapiu. Jei dokumente pakuotė nenurodyta, nurodykite numatytąją pakuotę. Kainos turi būti nurodytos už pakuotę jūsų laboratorijos valiuta; dviprasmiškos reikšmės ir dublikatai pažymimi. Taip pridedamos tik katalogo prekės. Jei kurią nors išrinktą reikšmę reikia pakeisti, paprašykite Ask Laima pataisytos peržiūros.

1. Atverkite „Sandėlis → Katalogas → Importuoti“ ir įkelkite tiekėjo kainoraštį (XLSX, XLS arba UTF-8 CSV) arba užpildytą Laima šabloną, kurį ten galite atsisiųsti. Laima pati randa skyriklį, antraščių eilutę ir lapus su prekėmis.
2. Laima perskaito kiekvieno stulpelio antraštę, o likusius parenka DI, jei turite DI prieigą ir komandos kredito. Pakuotės dydis, pvz., 100 g, įrašomas į prekės pavadinimą, o pakuotė – tai, kuo perkate, pvz., „Vnt.“ ar „Dėžutė“. Kai DI baigia, atsidaro peržiūra; mygtukas Stulpelius pasirinksiu pats sustabdo DI pusiaukelėje. Be DI arba kai DI neranda stulpelio su prekių pavadinimais, patys pasirenkate, kas yra kiekviename stulpelyje, sąraše virš jo. Kai lapų keli, peržiūroje jie rodomi po vieną: kiekviename importuojamame lape pažymėkite Importuoti šį lapą, o Antraštės eilutėje (CSV failui – ir Reikšmių skyriklis) pataiso neteisingai perskaitytą failą.
3. Peržiūroje nurodyta, kiek prekių bus pridėta ir kurios pakuotės, tiekėjai ir žymės yra nauji. Sąraše virš kiekvieno stulpelio matyti, kurį lauką jis užpildo; jei kuris nors neteisingas, pakeiskite jį ten pat (telefone pirmiausia pasirinkite Keisti stulpelius). Kai jokiame stulpelyje nėra pakuotės ar tiekėjo, pasirinkite juos visoms eilutėms virš lentelės; peržiūra atsinaujina iš karto. Kainos naudoja jūsų laboratorijos valiutą; Laima valiutų neperskaičiuoja, todėl kainų stulpelis kita valiuta praleidžiamas ir peržiūroje tai nurodoma. Kai lapų keli, peržiūroje matyti, kiek prekių prideda kiekvienas.
4. Pirmiausia išvardijamos eilutės, kurių importuoti negalima, sugrupuotos pagal priežastį ir su kiekvienos pataisymu; jūsų kataloge jau esančios eilutės praleidžiamos ir išlaiko savo kainas. Pasirinkite Pridėti į katalogą N prekių ir importas prasidės fone; galite išeiti iš puslapio, o rezultatą Laima atsiųs el. paštu.
5. Rezultate yra nuorodos į naujas prekes. Atverkite „Importų istorija“ ir pasirinkite importą, kad peržiūrėtumėte jo rezultatą ir, jei yra, atsisiųstumėte praleistas eilutes. Prieš bandydami dar kartą, pataisykite jas šaltinio faile. Importo puslapyje esantis mygtukas Pašalinti pridėtas prekes pašalina jo pridėtas prekes, kurios neturi atsargų ir nėra jokiame užsakyme.

Galite paklausti Ask Laima, kuriems importams reikia dėmesio ir kurios eilutės nepavyko. Tiekėjų failų klaidose nurodomas šaltinio lapas ir eilutė. Nariai mato savo importus; vadovai ir administratoriai gali peržiūrėti visos komandos importus. Katalogo importai priklauso komandai, nesvarbu, kokios atsargos pasirinktos pokalbyje.